Validação de dados com condições no Excel

Validação de dados é um recurso essencial para quem trabalha com planilhas no Excel. Nesse blog post, vamos explorar o tema validação de dados com condições e mostrar como criar um campo de lista dinâmico que muda de acordo com o tipo de informação inserida. Mas caso prefira assistir ao tutorial completo em vídeo, assista logo abaixo ou direto pelo Youtube.

Por que validação de dados é importante?

Mas antes de mergulharmos no passo a passo, é fundamental compreender a relevância da validação de dados em uma planilha, pois esse recurso ajuda a:

• Evitar erros de entrada de dados;
• Garantir consistência nas informações;
• Automatizar processos e melhorar a precisão;
• Tornar o uso da planilha mais intuitivo.

Portanto, é uma ferramenta indispensável, especialmente em planilhas empresariais como as de fluxo de caixa.

Passo a passo para criar uma validação de dados com condições

1. Entendendo o cenário

A planilha utilizada neste exemplo é um fluxo de caixa empresarial. Nela, o usuário cadastra diversos tipos de receitas e despesas. Veja alguns exemplos:

Receitas:

• Receita de produtos;
• Receita de serviços;
• Financiamento;
• Outra receita.

Despesas:

• Fornecedores;
• Folha de pagamento;
• Telefone e Internet;
• Contabilidade;
• Impostos;
• Outra despesa.

Para entender melhor, abaixo está um exemplo de como está organizada a planilha de “Tipos de lançamentos” e “Lançamentos”.

 

O objetivo é que, ao informar se o lançamento no fluxo de caixa é uma “Entrada” ou “Saída”, o campo de “Tipo de lançamento” exiba uma lista correspondente de receitas ou despesas. Ambas as opções estão exemplificadas nas imagens abaixo.

2. Definindo nomes para intervalos

O primeiro passo é criar intervalos nomeados, que serão utilizados para associar receitas e despesas. Isto garante mais organização e facilita o uso de fórmulas.

Como fazer:

1. Selecione a lista de receitas na planilha.
2. No menu Fórmulas, clique em Definir Nome.
3. Nomeie o intervalo como receitas.
4. Repita o processo para a lista de despesas, nomeando o intervalo como despesas.

De acordo com a imgaem acima, vale destacar que a listagem de receitas é formada por uma tabela chamada “tab_receitas”. Por isso que, quando o intervalo nomeado foi criado, ele se referencia a tab_receitas[Receitas], ou seja, toda a coluna “Receitas” da tabela “tab_receitas”. Acesse o conteúdo Armazenamento de dados no Excel para entender mais sobre a diferença entre intervalos de dados, tabelas e tabelas dinâmicas.

3. Criando a fórmula SES

Após definir os nomes, agora é hora de criar a fórmula que fará a mágica acontecer. Portanto, usaremos a função SES permite verificar condições e retornar valores baseados nos resultados.

Exemplo de fórmula:

=SES(A1="Entrada"; receitas; A1="Saída"; despesas)

Na fórmula anterior, iremos substituir a célula A1 pela célula onde o usuário informa “Entrada” ou “Saída”.

4. Aplicando a fórmula na validação de dados

Com a fórmula criada anteriormente, vamos integrá-la à ferramenta de validação de dados.

Como fazer:

1. Selecione a célula onde a validação será aplicada.
2. Acesse a guia Dados e clique em Validação de Dados.
3. Escolha a opção Lista.
4. Insira a fórmula SES no campo Fonte.

Com isso, o campo passa a exibir automaticamente as opções corretas de acordo com o tipo de lançamento.

Benefícios de usar validação de dados com condições

É importante entender que implementar a validação de dados condicional traz uma série de vantagens, como:

1. Automatização: a planilha faz escolhas automáticas, reduzindo a necessidade de supervisão manual.
2. Eficiência: minimiza erros e agiliza o preenchimento de dados.
3. Organização: as listas dinâmicas tornam a planilha mais intuitiva.

Portanto, essa técnica não apenas otimiza o trabalho, mas também melhora a experiência do usuário.

Conclusão

A validação de dados com condições é uma solução poderosa para quem busca criar planilhas mais inteligentes e úteis. Isso porque, além de evitar erros, ela simplifica o trabalho e aumenta a produtividade. Portanto, não hesite em aplicá-la no seu próximo projeto. Por isso, se este post foi útil, compartilhe com amigos e colegas!

Por fim, para conferir todos os detalhes e ver a aplicação prática desse tutorial, não deixe de assistir ao vídeo no YouTube.